Некоторые приёмы работы в MS-Excel

Заполнение таблицы вручную

Закончив ввод данных в ячейку, можно нажать либо <Tab>, либо <Enter>. В первом случае активной станет ячейка справа, во втором – ячейка снизу. Поэтому при заполнении строки разумно использовать <Tab>, при заполнении столбца – <Enter>.

Изредка нужно, заполнив ячейку, переместиться не вниз или вправо, а вверх или влево. В этих случаях можно использовать сочетания, соответственно, <Shift+Enter> и <Shift+Tab>.

Импорт текстовых данных

Первый способ

Откройте текст в редакторе, возьмите всё его содержимое в буфер (<Ctrl+A>, <Ctrl+C>), затем активизируйте верхнюю правую ячейку пустого листа Excel и выложите (Paste: <Ctrl+V>) его на лист. Во многих случаях результат будет тем, что нужно. Возможные осложнения:

• числа импортируются как текст, а некоторые – вообще как даты. Это бывает, если в ваших текстовых данных дробная часть числа отделяется от целой точкой, а Excel настроен на "континентальный" разделитель – запятую. Наиболее надёжный способ борьбы – создать временный текстовый файл, в котором в редакторе заменить все точки на запятые.

• всё содержимое попадает в первый столбец (чтобы проверить, так ли это, сделайте активной какую-либо ячейку второго столбца и поглядите на строку состояния. Если она пуста, значит содержимое – в первом столбце, несмотря на то, что его изображение на листе может налезать на другие столбцы). В этом случае следует выделить первый столбец, вызвать команду "Text to columns" ("текст по столбцам", в меню Home/Главная) и внимательно читать указания.

(Замечание. В LibreOffice Calc при вставке текста сразу вызывается "мастер импорта".)

Второй способ

Вызвать открытие файла (<Ctrl+O> или из меню, открываемого круглой кнопкой в левом верхнем углу окна программы). В списке форматов найти текстовые таблицы (*.prn, *.txt, *.csv), найти нужный файл и открыть. Заработает "мастер импорта", устроенный так же, как "текст по столбцам". Если файл имеет другое расширение, то в MS-Excel можно выбрать "All files (*.*)". В LibreOffice файл с непонятным программе расширением будет открыт в текстовом редакторе, поэтому придётся или переименовывать файл, или использовать первый способ.

Возможное осложнение – порча чисел. Меры борьбы те же, что при первом способе, а кроме того можно на третьей стадии нажать кнопку Advanced и в открывшейся форме указать, что ваш разделитель целой и дробной части – точка, а не запятая.

Выделение

Мышью

Чтобы выделить одну ячейку, достаточно щёлкнуть по ней левой кнопкой мыши.

Чтобы выделить прямоугольный диапазон, нужно провести из угла в угол его мышью, удерживая левую кнопку.

Чтобы выделить столбец, нужно щёлкнуть левой кнопкой мыши по его названию (букве над столбцом).

Чтобы выделить строку, нужно щёлкнуть левой кнопкой мыши по её названию (цифре слева строки).

Чтобы выделить весь лист, нужно щёлкнуть левой кнопкой мыши по квадратику в левом верхнем углу.

Чтобы выделить произвольное объединение строк, столбцов, прямоугольников, нужно последовательно выполнить несколько из перечисленных выше действий, удерживая на клавиатуре клавишу <Ctrl>.

Клавиатурой

Выделить одну ячейку – то же, что сделать её активной (стрелками, клавишами <Tab>, <Enter>, <PgDn> и т.п.).

Чтобы выделить прямоугольный диапазон, нужно двигаться по листу (стрелками), удерживая клавишу <Shift>.

Удаление и вставка строк и столбцов

Удаление содержимого выделенного диапазона производится нажатием клавиши <Delete>. При этом сами ячейки не удаляются, но становятся пустыми.

Но часто надо именно удалить строку или столбец. Для этого надо его (её) выделить, нажать правую кнопку мыши и в меню выбрать "Delete" ("Удалить").

Примерно так же удаляется прямоугольный диапазон (попробуйте сами, там всё понятно).

Чтобы вставить, например, строку, выделите строку, над которой планируется вставка, нажмите правую кнопку мыши и в меню выберите "Insert" (в русифицированном варианте нижнее из двух "Вставить").

Если ваша таблица не содержит заголовков столбцов, очень рекомендуется их добавить, для этого прежде всего нужно вставить строку над самой верхней.

Переход к краю заполненного диапазона

Если активная ячейка и ячейка снизу от неё содержат что-нибудь (заполнены), то сочетание <Ctrl+↓> сделает активной самую нижнюю из непрерывного ряда заполненных ячеек.Если же активная ячейка или же ячейка снизу от неё пусты, то это сочетание сделает активной первую из заполненных ячеек снизу (или крайнюю ячеёку листа, если заполненных ячеек снизу нет).

Аналогично действуют другие сочетания <Ctrl+arrow> (где "arrow" – одна из стрелок → ← ↓ ↑)

Если нажать <Ctrl+Shift+arrow>, то все заполненные ячейки на пути до начальной до конечной ячейки (см. предыдущий абзац) станут выделенными. Если после этого, не отпуская <Ctrl+Shift>, нажать перпендикулярную стрелку, то можно выделить прямоугольный заполненный диапазон ширины и длины больше 1.

Поиск и замена

Сочетание <Ctrl+F> позволяет найти на листе (если выделена только активная ячейка) или в выделенном диапазоне (если он включает больше одной ячейки) любое содержимое. Вызывается специальный "мастер" с набором возможностей (изучите их самостоятельно!). В частности, надо уметь: искать по части содержимого ячейки, по всему содержимому, заменять любой заданный символ на другой или любое заданное содержимое ячейки на другое.

Сочетание <Ctrl+H> предназначено для замены; в MS-Excel оно вызывает тот же "мастер", но с уже активированной вкладкой замены.

Отмена последнего действия

<Ctrl+Z>

Это самое важное сочетание клавиш!

Формулы

Формулы начинаются со знака =.

Если хочется ввести в ячейку не формулу, а текст, начинающийся с этого знака, то надо поставить в начале апостроф (в таблице он не будет отображаться).

Формулы, включающие функции, можно набирать вручную (если вы помните названия функций), а можно воспользоваться "мастером функций" (вызывается щелчком по значку "f_x" перед строкой состояния).

Чтобы редактировать формулу в активной ячейке, нужно:

• либо сделать активной строку состояния (щёлкнув по ней левой кнопкой мыши),

• либо (предпочтительно, поскольку не требует переключения между мышью и клавиатурой, что при длительной работе расходует время и утомляет) воспользоваться клавишей <F2>.

Формулу, суммирующую непрерывный горизонтальный или вертикальный набор чисел, можно вызвать сочетанием <Alt+=>. Для этого активной должна быть ячейка справа от горизонтального диапазона или снизу от вертикального.

При копировании формулы, включающей ссылки на ячейки, координаты этих ячеек меняются в соответствии с изменением координат ячейки с формулой. Чтобы "закрепить" координаты ячейки, на которую ссылается формула, надо перед соответствующей координатой поставить знак "$". Например, "$A2" закрепляет столбец, "A$2" – строку, "$A$2" – координаты в целом.

Функция VLOOKUP

Функция VLOOKUP (в русском переводе ВПР) служит для извлечения свойств объектов с уникальными идентификаторами из большой таблицы. Считается при этом, что объектам соответствуют строки таблицы, а их свойствам (в том числе идентификатору) – столбцы.

Её типичный синтаксис таков:

=VLOOKUP(A2;Sheet1!A:C;3;FALSE)

В этом примере значение из ячейки A2 текущего листа будет искаться в столбце A листа Sheet1, и если найдётся, то значение из третьего столбца (С) той же строки, в котором в первом столбце (A) нашлось искомое значение, будет выдано функцией в качестве её значения. Если же значение не найдётся, значение функции будет "неопределённым" (#N/A).

Форматирование текста и числа

При выделенном диапазоне щёлкните в его пределах правой кнопкой мыши. Откроется меню, в котором нужно выбрать форматирование ("Format cells"). Появится "мастер форматирования". Во вкладке "Number" можно, в частности, указать число десятичных знаков, отображаемых у чисел в таблице. Во вкладке "Alignment" можно, в частности, направить текст по вертикали, а также попросить отображать текст в таблице в несколько строк (переносить по словам, вместо того, чтобы "уводить" за правый край ячейки).

Вставка сводной таблицы

Сводная таблица – это один из вариантов обработки данных позволяющий отображать разного рода информацию, например:

• число строк, имеющих определённое значение в заданном столбце;
• сумму числовых значений из столбца X по всем строкам, в которых в столбце Y стоит определённое значение

и т.п.

Выделите лист, с которого собираетесь делать сводную таблицу. Все столбцы на листе должны иметь заголовки (в первой строке). Далее Insert ⇒ Pivot table.

Теперь (в правом "подокне") нужно поставить галочки против названий тех столбцов, относительно которых нужна сводная информация (после чего эти названия появятся в поле "Row labels"). Это должны быть столбцы с относительно малым разнообразием значений (обычно не более 7–10 различных значений, иначе сводная таблица будет нечитаема и тем самым бесполезна). Всего таких столбцов может быть один, два, как исключение три, большее количество опять-таки приведёт к нечитаемости.

Далее нужно перетащить мышью в поле "Values" (правое нижнее) названия столбцов с числовым содержимым, сводная информация по которым вам нужна. Этих столбцов может быть сколько угодно, и один столбец можно перетаскивать несколько раз, поскольку из него может быть извлечена разная информация (количество ячеек, сумма по ним, среднее, максимум и др.).

Чтобы изменить тип информации, нужно щелкнуть по треугольнику возле названия столбца в поле "Values", выбрать в открывшемся меню "Value Field Settings" и далее нужный тип информации.

Если в поле Values у вас только один прямоугольник (один тип сводной информации), а свод вы хотите делать относительно значений из двух или трёх столбцов, можно одно из названий столбцов перетащить из "Row labels" в "Column labels" – получится сводная таблица другого вида, более удобная для просмотра.

Как работает поле "Report Filter", изучите сами, возможно, оно тоже когда-нибудь пригодится.

Подгонка ширины столбца под содержимое

Выделите столбец и выполните двойной щелчок по правому краю поля с его названием (потренируйтесь!).

Сохранение

Во время работы нужно время от времени сохранять файл на диск (всякое может случиться, например, отключение электричества – тогда вся работа, сделанная после последнего сохранения, пропадёт). Сохранять файл удобно сочетанием <Ctrl+S>.